download
twitter
actie

Evenementregistratie en bezoekersonthaal zonder zorgen


Omdat bezoekers belangrijk zijn

Abusol helpt event managers hun business te verbeteren door oplossingen aan te bieden waarmee ze genodigden professioneel kunnen begeleiden bij het registratieproces en het bezoek aan een event. Dit kan een registratiesite zijn, validatie bij het onthaal op een evenement, printen van badges, opvolging tijdens het bezoek of een combinatie hiervan. Hierbij verzamelen we waardevolle informatie van en voor de bezoeker.

 
 

Service

Ten dienste staan van onze klanten en hun bezoekers is voor ons een belangrijke waarde. Daarom gebruiken we de butler als symbool voor onze organisatie.

 

Ervaring

Door jaren te luisteren naar de behoeften van de evenementensector gebundelt met een bagage van ICT-ervaring zijn we expert geworden in bezoekersregistratie en dit voor, tijdens en na het event.

 

Flexibel

Wij stellen ons tijdens het project en het evenement soepel op. In overleg met de klanten wordt er permanent afgestemd naar de noden van het project. Veranderingen en aanpassingen kunnen zeer snel opgevolgd worden.

 

Open voor ideeën

Een idee, maar nog geen gepaste oplossing? Contacteer ons en daag ons uit! Wij luisteren graag naar uw vindingrijkheid. Hierdoor hebben we in de jaren veel varianten ontwikkeld in onze oplossingen.

 

Onthaal met live badging

 

Onthaal met eventcheckin app

 

Preprint van badges

 

Bezoekersregistratie bij beurzen

 

Bezoekersregistratie bij congressen

 

Registratiewebsite en confirmatie mail

 

Bezoekerstracking

 

Video Abusol

Onze event registratie oplossingen

 

Wij bouwen uw bezoekersregistratie op maat!

  • Door ons uitgewerkt en getest op basis van uw wensen
  • Gebruik makend van stabiel software platform
  • Totaaloplossing voor bezoekersopvolging
  • Diverse alternatieven van oplossingen
  • Voor alle stappen in het proces: registratiewebsite, badges, onthaal, nieuwsbrieven, bezoekersopvolging,...

 

De perfecte vervanger van de papieren gastenlijst!

  • Onthaal op tablets of smartphones
  • IOS en Android
  • Modern en professioneel
  • Snelle & vlotte ontvangst
  • Duidelijke statistieken
  • Uitbreidbaar met scanner

www.eventcheckin.be

 

Maak zelf uw eigen registratieformulieren!

  • Maak zelf nieuwe registratiepagina's en confirmatie e-mails
  • Verstuur zelf uitnodigingen, reminders,...
  • Voor trainingsinstituten, verenigingen en bedrijven die regelmatig events organiseren
  • Agenda-overzicht, ledenbeheer, nieuwsbrieven, badges, lidgeldfacturatie, volledige site, ...
 

Abusol levert prima werk op Gala van HR Ambassadeurs

Sinds 2005 organiseert D.E.N.K. HR elk jaar met succes het Gala van de Vlaamse HR Ambassadeurs.Voor een vlottere ontvangst en toegangscontrole schakelde organisator Rony Hoebeke eind vorig jaar voor de eerste keer de diensten van Abusol in. Met succes, want wachtrijen bleven uit en de communicatie verliep vlotter dan ooit.

Lees meer

Sinds 2005 organiseert D.E.N.K. HR elk jaar met succes het Gala van de Vlaamse HR Ambassadeurs.

Voor een vlottere ontvangst en toegangscontrole schakelde organisator Rony Hoebeke eind vorig jaar voor de eerste keer de diensten van Abusol in. Met succes, want wachtrijen bleven uit en de communicatie verliep vlotter dan ooit.

Het Gala van de Vlaamse HR Ambassadeurs mag zich vandaag een vaste waarde noemen in de HR-sector. Het Gala profileert zich als een inhoudelijk netwerkevent dat HR in Vlaanderen nadrukkelijker in de picture brengt en meehelpt om HRM de plaats in het ondernemingsgebeuren te bezorgen dat het verdient.

"Op de jongste editie mochten we een 600-tal gasten verwelkomen en dan weet je dat een snelle toegangscontrole nodig is om vervelende wachtrijen te vermijden", vertelt Rony Hoebeke.

"We hadden bovendien voor een nieuw locatie gekozen, waar de wachtruimte kleiner was dan in het gebouw waar we vroeger zaten. Ik had eerder al kennis gemaakt met de mensen van Abusol en heb hen gevraagd een voorstel te formuleren om de aankomst van onze gasten in goede banen te leiden. Vroeger werkten we op de traditionele manier met een team hostesses en de klassieke badges, maar dat was dus niet langer aan de orde. De aanpak van Abusol bleek meteen lonend van in de voorbereiding tot en met de afhandeling de avond zelf. De communicatie was bijzonder positief en de ontvangst verliep vlot zonder wachtrijen. De snelle manier van het printen en overhandigen van de speciale lanyards, die ook op kwalitatief vlak de klassieke badges ver achter zich laten, zorgde mee voor een goede uitstraling van het event. De genodigden kregen meteen een positief beeld van de professionaliteit waar wij als organisatie graag prat op gaan. Abusol zorgde bovendien voor een betrouwbaar systeem en samen met een vlotte communicatie is betrouwbaarheid fundamenteel voor ons. Hoewel de investeringskost groter was dan in het verleden, werkte het systeem prima en dat was precies wat we voor ogen hadden toen we voor de service van Abusol opteerden."

De samenwerking beperkte zich tot de efficiënte toegangscontrole. "We weten dat Guy en zijn team ook uitstekend werk verrichten op vlak van registratiewebsites, maar in ons geval is dat niet nodig. We hebben de afgelopen jaren zelf een solide structuur opgezet en die willen we niet zomaar weggooien. Bij het Gala komt het immers nauwelijks voor dat mensen individueel inschrijven. We werken immers samen met een aantal partners uit het HR-werkveld en zij nodigen hun klanten uit om deel te nemen aan het Gala."

eventcheckin app: de perfecte vervanger van gastenlijsten bij het onthaal

De eventcheckin app is de ideale vervanger van de onhandige papieren gastenlijst bij het onthaal. Je kan hem sorteren op bedrijf, naam of voornaam. Je typt de beginletters om de persoon snel terug te vinden. Je kan het proces nog verder versnellen door barcodes te scannen. Verhoog de capaciteit door meerdere tablets te gebruiken. Bij aanwezigheid van een internetverbinding worden de lijsten onder elkaar gesynchroniseerd, bij afwezigheid of onderbreking kan men verder de bezoekers blijven registreren en nadien synchroniseren.

Lees meer

 

Snel en professioneel onthaal:

  • Tik de bezoeker aan in de gastenlijst
  • Voeg onverwachte gasten ter plaatse toe
  • Sorteer op bedrijf, naam of voornaam
  • Typ de eerste letters in om iemand snel te vinden
  • Schaalbaar door meerdere tablets of smartphones te gebruiken
  • De gegevens worden gesynchroniseerd tussen de verschillende toestellen (internet nodig)
  • Blijf doorwerken zelfs met onderbroken internetverbinding
  • Stuur confirmatie e-mail met barcode en scan deze aan het onthaal
  • De eventcheckin app is beschikbaar voor iPad, iPhone of Android toestel.

Snel en eenvoudige werking:

upload60x60geel

1. Laad gastenlijst op

Deze kan uit een eigen systeem komen of uit eventplus of eventsite van Abusol.

check60x60geel

2. Kies weer te geven velden

Bepaal op welke velden je wil zoeken en welke getoond worden in de lijst.

sync60x60geel

3. Synchroniseer

Breng alle informatie over naar de smartphone(s) en/of tablet(s).

Overzichtelijke feedback:

  • Overzicht van het aantal aanwezigen en nog te verwachten bezoekers
  • Rapporteer het aantal bezoekers, wanneer ze toekwamen, wie niet kwam opdagen, hoe lang ze bleven, ...
  • Alle detailinformatie kan naar Excel geëxporteerd worden

Meer informatie?

Bezoek de website www.eventcheckin.be .

Abusol zorgt mee voor vlotte opening van Carehome of the Future

Om de opening van het gloednieuwe Carehome of the Future in Heusden-Zolder in goede banen te leiden, deed Living Tomorrow beroep op de diensten van Abusol. "De genodigden konden zich online inschrijven op een speciaal ontwikkelde website", vertelt Willem-Jan Jacobs van de organisatie. "Op elk ogenblik hadden we een perfect overzicht van het aantal gasten. Ook tijdens de opening zelf bewees het systeem van Abusol zijn deugdelijkheid."

Lees meer

Om de opening van het gloednieuwe Carehome of the Future in Heusden-Zolder in goede banen te leiden, deed Living Tomorrow beroep op de diensten van Abusol.

"De genodigden konden zich online inschrijven op een speciaal ontwikkelde website", vertelt Willem-Jan Jacobs van de organisatie. "Op elk ogenblik hadden we een perfect overzicht van het aantal gasten. Ook tijdens de opening zelf bewees het systeem van Abusol zijn deugdelijkheid."

Met Carehome of the Future opende Living Tomorrow een uniek open innovatiecenter rond zorg, wellness, comfort en gezondheid. Het publiek kan er kennismaken met nieuwe technologieën, diensten en producten die in een realistische omgeving worden voorgesteld, gedemonstreerd en toegelicht.

De eerste steen van Carehome of the Future werd gelegd in de herfst van 2011. Twee jaar later was het project helemaal klaar. Om de officiële inhuldiging van de site vlot te laten verlopen, schakelde Living Tomorrow de hulp in van Abusol dat een online registratiesysteem ontwikkelde.

"Op basis van onze database werden de uitnodigingen, waarvoor Abusol trouwens de layout ontwikkelde, verstuurd. Er werd een miniwebsite ontwikkeld waar de genodigden zich snel en eenvoudige konden registreren. Eén klik op de button volstond om in te loggen. De mensen kregen dan meteen een confirmatiemail toegestuurd. Op elk moment in de voorbereiding hadden we een overzicht van het aantal personen dat zich had ingeschreven en wisten we ook wie dat precies waren. We konden ook zien hoe ze zich hadden geregistreerd, rechtstreeks of via vrienden of kennissen.

Abusol heeft ons verder ook geholpen met het sturen van reminders. Via het handige systeem wisten we natuurlijk ook wie (nog) niet had gereageerd. Tijdens het event zelf kwam een medewerkster van Abusol ter plaatse.

Aan het onthaal werd de confirmatie van de gasten gescand of werden ze opgezocht op naam/bedrijf en kregen ze een gepersonaliseerde badge. Voor ons was het aangenaam om op elk ogenblik te weten hoeveel mensen aanwezig waren en wie we nog mochten verwachten. Hoewel we toch een 400-tal genodigden mochten begroeten, verliep alles snel en bijzonder vlot.

We zijn dan ook heel tevreden over onze samenwerking met Abusol dat ook in de aanloop naar het event blijk gaf van een grote flexibiliteit. Vroegen we een aanpassing, dan werd meteen op onze wensen ingespeeld."

Met dit project bewijst Abusol dat een registratiesysteem niet alleen geschikt is voor massa-events.

Door toevoeging van enkele standaardisaties kunnen de oplossingen ook perfect ingezet worden voor kleinere evenementen met minder dan 500 bezoekers om zowel voor als tijdens het evenement gegevens van bezoekers te verzamelen.

Wens je onze maandelijkse nieuwsbrief te ontvangen?
Schrijf je dan hieronder in.








Wens je onze E-book te ontvangen?
Geef je gegevens hieronder in.