download
twitter
actie

Evenementregistratie en bezoekersonthaal zonder zorgen


We dragen zorg voor je bezoekers

Wij verlichten het werk van eventmanagers met een professionele bezoekersregistratie en creëren een positief gevoel bij de bezoekers.

Dit doen we via uitnodigingen versturen, registratiewebsite, check-in bij het onthaal, printen van badges en opvolging van de bezoekers tijdens het event.

Onze aanpak vatten we samen met de woorden:
"we dragen zorg voor je bezoekers".

 

 
 
 

Onthaal met live badging

 

Onthaal met eventcheckin app

 

Preprint van badges

 

Bezoekersregistratie bij beurzen

 

Bezoekersregistratie bij congressen

 
 

Bezoekerstracking

 
 
   

 

 

Wij bouwen uw bezoekersregistratie website op maat!

  • Registratiewebsite, uitnodigingen, confirmatiemails, reminders
  • Via registratiebeheer permanent zicht op de status van de inschrijvingen
  • Alle informatie te exporteren voor verdere opvolging
  • Automatisch afsluiten van volgeboekte workshops, activiteiten,
  • Elektronisch betalen
  • Specifieke oplossingen voor de noden van congres, beurs, familiedag, klantenevent,...
     

Lees meer

 

 

Voor een vlot en professioneel onthaal!

  • Check-in via scannen of opzoeken
  • Badges vooraf of ter plaatse printen
  • Ook tablet oplossing als vervanger van de papieren gastenlijst
  • Voor evenementen van 100 tot 25000 bezoekers
  • Permanent overzicht van aantal bezoekers

www.eventcheckinapp.be


Lees meer

 

 

Extra mogelijkheden

  • Bezoekersinformatie: wie is naar welke workshop of presentatie geweest?
  • Toegangscontrole: wie heeft toegang tot welke locatie?
  • Leads verzamelen: wie is er naar mijn beursstand geweest en is in wat geïnteresseerd?
  • Handtekeningen bijhouden voor trainingspunten, toestemming of KMO portefeuille
  • Versturen van e-brochures en SMS berichten naar bezoekers
  • Badges met RFID



Lees meer

 

 

Wil je betere controle over de bezoekers op jouw event?

Verhoog de veiligheid op jouw event a.d.h.v. bezoekersregistratie. Zorg ervoor dat je weet wie er naar jouw event komt via een eventsite. Verbeter de controle bij het onthaal via eventcheckin. Identificeer de bezoekers via eventbadges.

Lees meer

Verhoog de veiligheid op jouw event a.d.h.v. bezoekersregistratie. Zorg ervoor dat je weet wie er naar jouw event komt via een eventsite. Verbeter de controle bij het onthaal via eventcheckin. Identificeer de bezoekers via eventbadges.

     1. Preregistratie: zorg ervoor dat je weet wie er naar jouw event komt

Via preregistratie krijg je een beter zicht van wie naar jouw event komt. Vermijd dat uitnodigingen doorgestuurd worden door te werken met unieke codes waarmee men zich kan registreren. Optioneel kan men het toegangsticket pas verzenden na interne controle en goedkeuring. Wil je enkel weten wie naar het event zal komen, dan worden er geen codes gebruikt zodat iedereen vrij kan registreren. Via de registratiewebsite kan je alle gegevens van de geregistreerden verzamelen.

     2. Onthaal: verhoog de controle van wie het event bezoekt

Aan het onthaal wordt het toegangsticket met barcode gevalideerd. Indien de bezoekers hun ticket vergeten zijn, kunnen ze opgezocht worden op naam. Indien toegelaten kunnen personen ter plaatse toegevoegd worden. Achteraf heeft men een duidelijk zicht wie aanwezig was en wie ter plaatse geregistreerd werd.

     3. Badges: snelle identificatie bezoekers

Aan de hand van badges kan de veiligheid verhoogd worden. Door badges of polsbandjes kunnen bezoekers gemakkelijk herkend worden. Het is ook mogelijk om de badge te personaliseren met een foto die ter plaatse genomen wordt. Wanneer het belangrijk is om te weten wie zich op welke locatie bevond tijdens het event, kan er op tussenpunten gescand worden via een barcode op de badge.

 

 
 
 
   

 

Registratieproces bij congressen

Om alles vlot te laten verlopen tijdens het onthaal op een congres kan deze toepassing gemakkelijk ingezet worden. Men kan op het registratieformulier mensen hun programma laten samenstellen, men kan het aantal deelnemers van bepaalde sessies beperken, … Er kan beter ingeschat worden hoeveel mensen er zullen aanwezig zijn op het event en men kan catering, kinderopvang, enz. hierop afstemmen. Daarnaast kunnen ook badges geprint worden met op de achterzijde het gepersonaliseerd programma.

Lees meer

Om alles vlot te laten verlopen tijdens het onthaal op een congres kan deze toepassing gemakkelijk ingezet worden. Men kan op het registratieformulier mensen hun programma laten samenstellen, men kan het aantal deelnemers van bepaalde sessies beperken, … Er kan beter ingeschat worden hoeveel mensen er zullen aanwezig zijn op het event en men kan catering, kinderopvang, enz. hierop afstemmen. Daarnaast kunnen ook badges geprint worden met op de achterzijde het gepersonaliseerd programma.
 

1. Gebruik MAILINGS om informatie aan te kondigen

  • Save the date om datum alvast in de agenda te noteren
  • Uitnodiging voor het event (met link naar de registratiewebsite)
  • Reminder naar zij die nog niet ingeschreven zijn
  • Mail met praktische info & tickets een aantal dagen voor het event
  • Bedankingsmail na het event met link naar foto’s

    Klik hier voor meer info over mailings.


     

2. Gebruik een REGISTRATIEWEBSITE en verzamel alle informatie via het registratieformulier

  • Wie komt er?
  • Naar welke sessies/workshops?
  • Automatisch afsluiten indien volzet
  • Betaling/factuur

    Geef via de registratiewebsite alle nodige informatie aan de
    bezoeker:
  • Het programma
  • De verschillende workshops
  • Uitleg en foto's over de sprekers

    Klik hier voor meer info over registratiewebsites.


     

3. Bezoeker ontvangt automatisch een CONFIRMATIEMAIL

  • Nadat men zich geregistreerd heeft, ontvangt men automatisch een confirmatiemail. Hierdoor kan de bezoeker op een eenvoudige manier zijn deelname bevestigen en beschikt hij direct over alle praktische informatie.
  • Door gebruik te maken van een barcode in de confirmatiemail zal het onthaal nog vlotter verlopen.


     

4. CHECK-IN door scannen van barcode​

  • Check-in door
    ​        -  scannen van barcode​   
            -  zoeken op naam/bedrijf
  • Onthaal met
            -  vooraf geprinte badges
            -  ter plaatse geprinte badges
  • Het persoonlijk programma kan op de badge geprint worden
  • De congresbadges meten 97 op 86 mm of 97 op 134 mm en worden meestal met een lanyard bevestigd, maar er kan ook een bretelclip voorzien worden.




5. CONTROLEER de TOEGANG tot de verschillende WORKSHOPS

  • Scan de barcode op de badge van de bezoeker
  • Als de persoon toegang heeft tot deze workshop komt er een groene balk op het scherm, anders wordt deze rood
  • Er wordt automatisch ook genoteerd wie aan welke workshop deelgenomen heeft

    Klik hier voor meer info over toegangscontrole.



 

6. Verzamel BEZOEKERSINFORMATIE

WAT?

  • Wie heeft welke workshops gevolgd?
  • Wie is naar welke presentatie geweest?
  • Wat zijn de contactgegevens van de bezoeker?
  • Hoe lang is de bezoeker gebleven?


HOE?

  • De hostess kan met een kleine scanner de barcodes op de badges van de bezoekers scannen​
  • Lees de eID van de bezoeker om contactgegevens te bekomen
  • Zet een tabletstand waar de bezoeker via een boomstructuur kan aanduiden voor wat er interesse is


VOORDELEN?

  • Meet het succes van de workshops door te weten wie er aanwezig was
  • Verstuur het PowerPoint bestand naar de mensen die de presentatie gevolgd hebben
  • Na het event kan men aan de slag met de extra informatie die men bekomen heeft van de bezoekers
  • Stuur het attest van trainingscredits enkel naar de mensen die voldoende uren aanwezig waren op de training

    Klik hier voor meer info over bezoekersinformatie.​



     

7. RAPPORTERING

  • Tijdens het onthaal
    ​          -  Hoeveel personen al binnen? Hoeveel nog komen?
              -  Hoeveel komen er per kwartier binnen? 
              -  Is persoon x al aangekomen? 
     
  • Na het onthaal 
              -  Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd
              - Overzicht van elke gebeurtenis (wanneer ingecheckt, wanneer uitgecheckt, welke workshop, enz.)



Download hier het PDF bestand.


 
 
 
   

 

Registratieproces bij beurzen

In aanloop naar een beurs is de communicatie van groot belang. Twee doelgroepen zijn hierbij belangrijk: bezoekers en exposanten. Bezorg exposanten de juiste informatie over de bezoekers, de prijzen van de standen en de sponsorpakketten. Zorg dat het juiste bezoekerspubliek geïnformeerd is over de beurs. Zij zullen pas tijd vrij maken als ze de juiste informatie kunnen bekomen via workshops, seminaries en exposanten.

Lees meer

In aanloop naar een beurs is de communicatie van groot belang. Twee doelgroepen zijn hierbij belangrijk: bezoekers en exposanten. Bezorg exposanten de juiste informatie over de bezoekers, de prijzen van de standen en de sponsorpakketten. Zorg dat het juiste bezoekerspubliek geïnformeerd is over de beurs. Zij zullen pas tijd vrij maken als ze de juiste informatie kunnen bekomen via workshops, seminaries en exposanten. ​​

 

1. Gebruik MAILINGS om informatie aan te kondigen:

  • Save the date om datum alvast in de agenda te noteren
  • Uitnodiging voor het event (met link naar de registratiewebsite)
  • Reminder naar zij die nog niet ingeschreven zijn
  • Mail met praktische info & tickets een aantal dagen voor het event
  • Bedankingsmail na het event met link naar foto’s

    Klik hier voor meer info over mailings.


     

2. Gebruik een REGISTRATIEWEBSITE om alle marketinginformatie te verzamelen:

  • Wie komt er?
  • Wat zijn de contactgegevens van de bezoekers?
  • Naar welke sessies/workshops?
  • Automatisch afsluiten indien volzet
  • Betaling/factuur

    Geef via de registratiewebsite alle nodige informatie aan de bezoeker:
     
  • De exposanten​
  • Het programma
  • De verschillende workshops
  • Uitleg en foto's over de sprekers

    Klik hier voor meer info over registratiewebsites.


     

3. Bezoeker ontvangt automatisch een CONFIRMATIEMAIL:

  • Nadat men zich geregistreerd heeft, ontvangt men automatisch een confirmatiemail. Hierdoor kan de bezoeker op een eenvoudige manier zijn deelname bevestigen en beschikt hij direct over alle praktische informatie.
  • Door gebruik te maken van een barcode in de confirmatiemail zal het onthaal nog vlotter verlopen.


     

4. Onderscheid de bezoekers van de exposanten door gebruik te maken van GEPERSONALISEERDE BADGES:​

  • Op het onthaal kan de bezoeker ingecheckt worden door het scannen van een barcode of het zoeken op naam, bedrijf, enz.
  • Het onthaal kan gebeuren met vooraf geprinte badges, ter plaatse geprinte badges of zonder badges.
  • Op beurzen wordt meestal gebruik gemaakt van PVC badges voor exposanten en van thermische klevers voor de bezoekers.

    Klik hier voor meer info over de soorten badges.


     

5. VERZAMEL LEADS aan de beursstand:

  • Volg de bezoekers doorheen de beurs door een barcode op de badge te printen.
  • Sales teams en exposanten kunnen de leads van de bezoekers verzamelen op tablets of smartphones waardoor automatisch het succes van uw beursdeelname verhoogd wordt.
  • Extra informatie kan verstuurd worden naar de mensen die interesse hebben.

    Klik hier voor meer info over leads verzamelen.


     

6. Wie volgt welke WORKSHOP?

  • Kom te weten wie welke workshop gevolgd heeft.
  • Controleer wie toegang heeft tot welke workshop door de barcode op de badge van de bezoeker te scannen.

    Klik hier voor meer info over bezoekersinformatie.


     

7. RAPPORTERING:

  • Tijdens het onthaal heb je een permanent overzicht van hoeveel personen reeds aanwezig zijn en hoeveel er nog moeten komen. Je kan onmiddellijk nagaan of persoon x reeds ingecheckt is.
     
  • Na het onthaal ontvang je een gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd. Daarnaast krijg je een overzicht van elke gebeurtenis (wanneer ingecheckt, wanneer uitgecheckt, welke workshop, enz.).

 


Download hier het PDF bestand.


 
 
 
   

 

Wens je onze nieuwsbrief te ontvangen?
Schrijf je dan hieronder in.








Wens je onze E-book te ontvangen?
Geef je gegevens hieronder in.