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l'enregistrement des événements et l'accueil des visiteurs sans souci


Parce que visiteurs sont important

Abusol allège le travail des event managers à l’aide de systèmes professionnels pour l’enregistrement des participants et contribue ainsi à créer un sentiment positif parmi eux.

Nous avons développé plusieurs services dans ce sens: envoi des invitations, sites web d’enregistrement, check-in à l’accueil, impression de badges et suivi des visiteurs pendant l’événement.

Nous résumons notre approche dans les termes suivants : "Parce que vos visiteurs sont importants".

 

 

 
 
 

L'accueil avec live badging

 

L'accueil avec l'app Eventcheckin

 

Preprint des badges

 

L'enregistrement des visiteurs pour des bourses

 

L'enregistrement des visiteurs pour des conférences

 
 

tracking

 
 
   

 

 

Nous construisons sur mesure votre site Web pour l'enregistrement de visiteurs!

  • Site Web d'enregistrement, invitations, e-mails de confirmation, rappels
  • Vue permanente du statut des inscriptions grâce à la gestion des enregistrements
  • Exportation possible de toutes les informations pour un suivi ultérieur
  • Clôture automatique des ateliers, activités, ... complets
  • Paiement électronique
  • Solutions spécifiques pour les besoins de congrès, de salons, de journées pour les familles, d'événements pour les clients, ...

 

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Pour un accueil rapide et professionnel!

  • Accueil par scannage ou recherche
  • Impression des badges d'avance ou sur place
  • Solution aussi sur tablette pour remplacer la liste d'invités papier
  • Pour des événements de 100 à 25 000 visiteurs
  • Vue d'ensemble permanente du nombre de visiteurs

www.eventcheckinapp.be

 

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Possibilités supplémentaires

  • Informations sur les visiteurs: qui a participé à quel atelier ou quelle présentation?
  • Contrôle des accès: qui a accès à quel endroit?
  • Collecte d'opportunités potentielles: qui est venu à mon stand et en s'intéressant à quoi?
  • Conservation des signatures pour des points de formation ou autorisations ou dans le cadre de KMO-portefeuille
  • Envoi de brochures électroniques et de SMS à des visiteurs
  • Badges RFID

 

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Flux d'enregistrement: Remise de prix

Dans la plupart des secteurs, il est de tradition d'attribuer chaque année des prix aux professionnels les plus méritants dans le domaine concerné. Il est possible de proposer une variante adaptée en fonction de l'importance de l'événement, du secteur pour lequel il est organisé et de la diversité du public. Grâce à notre solution pour l'enregistrement des visiteurs, vous pouvez tenir la liste de vos invités de manière à la fois professionnelle et conviviale et distinguer les différents arrangements.

En savoir plus

Dans la plupart des secteurs, il est de tradition d'attribuer chaque année des prix aux professionnels les plus méritants dans le domaine concerné. Il est possible de proposer une variante adaptée en fonction de l'importance de l'événement, du secteur pour lequel il est organisé et de la diversité du public. Grâce à notre solution pour l'enregistrement des visiteurs, vous pouvez tenir la liste de vos invités de manière à la fois professionnelle et conviviale et distinguer les différents arrangements.

 

1. MAILINGS:


 

 

  • "Bloque la dateé" pour déja noter la date dans l'agenda
  • Invitation à l'événement (éventuellement avec un code d'accès personnel)
  • Rappel aux personnes qui ne sont pas encore inscrites
  • E-mail contenant des info pratiques quelques jours avant l'événement
  • Email de remerciement après l'événement
  • SMS - Reminder un jour avant l'événement

    Cliquez ici pour plus d'info concernant Mailings
 
 
 

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2. SITE WEB D'ENREGISTREMENT pour receuiller tout les informations:

  • Qui vient? Qui ne vient pas?
  • Collectionnez des informations de la restauration, l’animation, etc.

    Donnez via le site web d'enregistrement les informations nécéssaires aux visiteurs.
     
  • Les informations pratiques (lieu, le programme, où se garer,..)

    Obtenez un aperçu permanent du nombre de participants confirmés.

    De plus, vous pouvez, si il y a des codes uniques, obtenir un aperçu de ceux qui n'ont pas répondu (no feedback).


    Cliquez ici pour plus d'info concernant des site web d'enregistrement

 

 

 

 

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3. E-MAIL DE CONFIRMATION:

  • l’inscription, on reçoit automatiquement un e-mail de confirmation. Le visiteur peut ainsi facilement confirmer sa participation et dispose directement de toutes les informations pratiques.

  • Un lien est ajouté dans la confirmation pour modifier l'inscription ou l'annuler.
     
  • L’utilisation d’un code-barres dans l’e-mail de confirmation permet un accueil encore plus fluide.
     
  • Un ticket de Passbook est également ajouté pour sauvegarder le code-barre sur votre portable.


    Passbook ticket_BEA


 

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4. L'ACCUEIL

 

  • à l'accueil, le check-in est fait par soit scanner les codes-barrres, soit rechercher en fonction du nom ou de la société
     
  • Sans badges (seulement l’enregistrement des visiteurs)
  • Badges imprimés d’avance
  • Badges imprimés sur place

    Cliquez ici pour plus d'info concernant des badges
 
 
 
 
 
 

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5. RAPPORT:

  • Pendant l’accueil
    • Combien de personnes sont déjà arrivées ? Combien de personnes arrivent encore?
    • Combien de personnes arrivent par quart d’heure?
    • Est-ce que personne X est déjà arrivée?
       
  • Après l’accueil

 

 

 
 
 
   

 

Flux d'enregistrement - événement clients : ouverture

Toute ouverture ou inauguration est un événement mémorable. Une période de dur labeur, de planification et d'organisation se termine et est célébrée par les festivités de rigueur. Afin d'avoir une vision claire des invités qui seront effectivement présents, ceux-ci peuvent s'inscrire, avec ou sans leur conjoint, via le site Web d'enregistrement créé dans le respect du look & feel de l'événement.

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Toute ouverture ou inauguration est un événement mémorable. Une période de dur labeur, de planification et d'organisation se termine et est célébrée par les festivités de rigueur. Afin d'avoir une vision claire des invités qui seront effectivement présents, ceux-ci peuvent s'inscrire, avec ou sans leur conjoint, via le site Web d'enregistrement créé dans le respect du look & feel de l'événement.​​

 

1. MAILINGS:


 

 

  • "Bloque la dateé" pour déja noter la date dans l'agenda
  • Invitation à l'événement (éventuellement avec un code d'accès personnel)
  • Rappel aux personnes qui ne sont pas encore inscrites
  • E-mail contenant des info pratiques quelques jours avant l'événement
  • Email de remerciement après l'événement
  • SMS - Reminder un jour avant l'événement

    Cliquez ici pour plus d'info concernant Mailings
 


 
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2. SITE WEB D'ENREGISTREMENT pour receuiller tout les informations:

  • Qui vient? Qui ne vient pas?
  • Collectionnez des informations de la restauration, l’animation, etc.

    Donnez via le site web d'enregistrement les informations nécéssaires aux visiteurs.
     
  • Les informations pratiques (lieu, le programme, où se garer,..)

    Obtenez un aperçu permanent du nombre de participants confirmés.

    De plus, vous pouvez, si il y a des codes uniques, obtenir un aperçu de ceux qui n'ont pas répondu (no feedback).


    Cliquez ici pour plus d'info concernant des site web d'enregistrement
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3. E-MAIL DE CONFIRMATION:

  • l’inscription, on reçoit automatiquement un e-mail de confirmation. Le visiteur peut ainsi facilement confirmer sa participation et dispose directement de toutes les informations pratiques.

  • Un lien est ajouté dans la confirmation pour modifier l'inscription ou l'annuler.
     
  • L’utilisation d’un code-barres dans l’e-mail de confirmation permet un accueil encore plus fluide.
     
  • Un ticket de Passbook est également ajouté pour sauvegarder le code-barre sur votre portable.
     


     

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4. L'ACCUEIL

  • à l'accueil, le check-in est fait par soit scanner les codes-barrres, soit rechercher en fonction du nom ou de la société
     
  • Sans badges (seulement l’enregistrement des visiteurs)
  • Badges imprimés d’avance
  • Badges imprimés sur place

    Cliquez ici pour plus d'info concernant des badges

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5. RAPPORT:
  • Pendant l’accueil
    • Combien de personnes sont déjà arrivées ? Combien de personnes arrivent encore?
    • Combien de personnes arrivent par quart d’heure?
    • Est-ce que personne X est déjà arrivée?
       
  • Après l’accueil
    • Liste détaillée de participants, d’absents et de personnes extras ajoutées sur place
    • Aperçu de chaque occasion (check-in, check-out, quel séminaire, …)

 

 

 
 
 
   

 

Flux d'enregistrement: Salons

La communication en vue d’un salon est extrêmement importante. On distingue deux groupes cibles importants dans ce cadre : les visiteurs et les exposants. Veillez à informer le bon public de visiteurs au sujet du salon. Ils ne libéreront du temps que s’ils peuvent obtenir les bonnes informations via les workshops, les séminaires et les exposants. Fournissez aux exposants les informations correctes sur les visiteurs, les prix des stands et les packages de sponsoring. Utilisez un site d’inscription en ligne pour annoncer ces informations, pour une publication rapide des nouvelles, pour l’envoi d’invitations ciblées, pour la liste des workshops et des intervenants, etc. Faites la distinction entre les visiteurs et les exposants en utilisant des badges personnalisés. Suivez les visiteurs à travers le salon en imprimant un code-barres sur le badge.

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La communication en vue d’un salon est extrêmement importante. On distingue deux groupes cibles importants dans ce cadre : les visiteurs et les exposants. Veillez à informer le bon public de visiteurs au sujet du salon. Ils ne libéreront du temps que s’ils peuvent obtenir les bonnes informations via les workshops, les séminaires et les exposants. Fournissez aux exposants les informations correctes sur les visiteurs, les prix des stands et les packages de sponsoring. Utilisez un site d’inscription en ligne pour annoncer ces informations, pour une publication rapide des nouvelles, pour l’envoi d’invitations ciblées, pour la liste des workshops et des intervenants, etc. Faites la distinction entre les visiteurs et les exposants en utilisant des badges personnalisés. Suivez les visiteurs à travers le salon en imprimant un code-barres sur le badge.​​

 

1. MAILINGS:

  • "Bloque la dateé" pour déja noter la date dans l'agenda
  • Invitation à l'événement (éventuellement avec un code d'accès personnel)
  • Rappel aux personnes qui ne sont pas encore inscrites
  • E-mail contenant des info pratiques quelques jours avant l'événement
  • Email de remerciement après l'événement
  • SMS - Reminder un jour avant l'événement

    Cliquez ici pour plus d'info concernant Mailings

2. SITE WEB D'ENREGISTREMENT pour receuiller tout les informations:

Recueillez toutes les informations via le formulaire :

Communiquez toutes les informations nécessaires au visiteur via le site d’inscription :

Cliquez ici pour plus d'info concernant des site web d'enregistrement

  • Qui vient ?
  • À quelles sessions/workshops ?
  • Peut se clôturer automatiquement si complet
  • Paiement/Facture
    • Les exposants
    • Le programme
    • Les différents workshops
    • Explication et photos des intervenants
Registratieflow beursen

3. E-MAIL DE CONFIRMATION:

  • l’inscription, on reçoit automatiquement un e-mail de confirmation. Le visiteur peut ainsi facilement confirmer sa participation et dispose directement de toutes les informations pratiques.

  • Un lien est ajouté dans la confirmation pour modifier l'inscription ou l'annuler.
     
  • L’utilisation d’un code-barres dans l’e-mail de confirmation permet un accueil encore plus fluide.
     
  • Un ticket de Passbook est également ajouté pour sauvegarder le code-barre sur votre portable.


    Passbook ticket_BEA

 

Confirmatie beurzen

4.Distinguer les visiteurs aux exposants par l’utilisation de BADGES personnalisés :

  • à l'accueil, le check-in est fait par soit scanner les codes-barrres, soit rechercher en fonction du nom ou de la société
     
  • Sans badges (seulement l’enregistrement des visiteurs)
  • Badges imprimés d’avance
  • Badges imprimés sur place

    Cliquez ici pour plus d'info concernant des badges


 

5. COLLECTER DES LEADS AU STAND DU SALON:

  • Suivez les visiteurs pendant le salon en imprimant un code-barres sur un badge.
     
  • Les sales teams et les exposants peuvent recueillir les leads des visiteurs sur des tablettes ou des smartphones , ce qui augmente automatiquement le succès de votre participation au salon.
     
  • Des informations supplémentaires peuvent être envoyées aux personnes intéressées.

    Cliquez ici pour plus d'nfo concernant des collecter des leads.
     

6. SÉMINAIRES?

  • Pour savoir qui a suivi quel workshop ou qui a accès à quel workshop, on peur scanner le code-barres sur le badge du visiteur.
  • Une bannière verte aparaît si la personne est autorisée d’accéder le séminaire, sinon la bannière sera rouge.
  • On enregistre automatiquement qui a participé à quel séminaire

Cliquez ici pour plus d'nfo concernant des tracking des visiteurs.

 

7. RAPPORT:

  • Pendant l’accueil
    • Combien de personnes sont déjà arrivées ? Combien de personnes arrivent encore?
    • Combien de personnes arrivent par quart d’heure?
    • Est-ce que personne X est déjà arrivée?
       
  • Après l’accueil
    • Liste détaillée de participants, d’absents et de personnes extras ajoutées sur place
    • Aperçu de chaque occasion (check-in, check-out, quel séminaire, …)

 

 

 
 
 
   

 

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