 |
Om alles vlot te laten verlopen op een congres kan je op het registratieformulier bezoekers hun programma zelf laten samenstellen, je kan het aantal deelnemers van bepaalde sessies beperken. Zo kan je beter inschatten hoeveel mensen er zullen aanwezig zijn en hierop catering, e.d. afstemmen.
Ter plaatse kunnen badges geprint worden met op de achterzijde het gepersonaliseerd programma. Kom te weten wie welke workshop volgde. Stuur achteraf een aanwezigheidsattest op naar iedereen die een bepaald aantal uren aanwezig was.
MAILING
- Type mailings: save-the-date, uitnodiging, reminder, praktische info, bedankingsmail,sms
- Om het onthaal te versnellen kan een barcode/QR-code voorzien worden
- Iemand kan persoonlijk worden aangesproken
- Persoonlijke informatie kan automatisch ingevuld worden op het formulier
REGISTRATIEWEBSITE
Verzamel alle informatie via het formulier:
- Wie komt er?
- Naar welke sessies/workshops?
- Laat bezoekers zelf hun programma samenstellen
- Beperk het aantal deelnemers van bepaalde sessies
- Automatisch afsluiten indien volzet
- Betaling/factuur
Geef via de registratiewebsite alle nodige informatie aan de bezoeker:
- Het programma
- De verschillende workshops
- Uitleg en foto’s van de sprekers
- …
ONTHAAL
Check-in:
- Scannen van barcode
- Opzoeken op naam, bedrijf, …
- Zonder badges (enkel registratie van de bezoekers)
- Met vooraf geprinte badges
- Met ter plaatse geprinte badges
- Het persoonlijk programma kan op de badge geprint worden
- Persoonlijke barcode/QR-code kan op de badge geprint worden voor verdere opvolging tijdens event.
- De congresbadge meet 97 op 86 mm of 97 op 134 mm en wordt meestal met een lanyard bevestigd, maar er kan ook een bretelclip voorzien worden.
TOEGANGSCONTROLE WORKSHOPS
- Scan barcode op badge
- Als de persoon toegang heeft tot deze workshop komt er een groene balk op het scherm, anders wordt deze rood
- Er wordt automatisch ook genoteerd wie aan welke workshop deelgenomen heeft
BEZOEKERSINFORMATIE VERZAMELEN
Wat?
- Wie heeft welke workshops gevolgd?
- Wie is naar welke presentatie geweest?
- Wat zijn de contactgegevens van de bezoeker?
- Hoe lang is de bezoeker gebleven?
Voordelen?
- Meet het succes van de workshops door te weten wie er aanwezig was
- Verstuur het PowerPoint bestand naar de mensen die de presentatie gevolgd hebben
- Na het event kan men aan de slag met de extra informatie die men bekomen heeft van de bezoekers
- Stuur het attest van trainingscredits enkel naar de mensen die voldoende uren aanwezig waren op de training
Hoe?
- De hostess kan met een kleine scanner de barcode op de badge van de bezoeker scannen
- Lees de eID van de bezoeker om contactgegevens te bekomen
- Zet een tabletstand waar de bezoeker via een boomstructuur kan aanduiden voor wat er interesse is
