 |
Organiseer je een event waarbij je de aanwezige bezoekers op vast toegekende seats wil laten plaatsnemen? Via deze seating oplossing kan je op een professionele en gebruiksvriendelijke manier de gastenlijsten en de seating bijhouden. Zo vermijd je niet alleen eindeloos gepuzzel met papieren seatingcharts, maar voorkom je ook ongewenste chaos op het event.
REGISTRATIEWEBSITE
- Verschillende mailings kunnen uitgestuurd worden naar de bezoekers (save-the-date, uitnodigingsmail, reminder, praktische mail met info, confirmatiemail, bedankingsmail,...
- De bezoeker kiest zelf zijn plaatsen
- Seats worden automatisch toegekend bij de registratie
- Seats kunnen na toekenning aangepast worden
- Indeling in verschillende zones met vooraf vastgelegde maxima
=> Je hebt permanent een overzicht van het aantal geregistreerden en het aantal vrije seats. Je kan seats zelf gaan aanpassen zodat bv. een belangrijk persoon toch op de eerste rij kan zitten.
Tip! Wanneer jullie als eventorganisatoren tussendoor nog seats willen aanpassen, kiezen jullie best voor de volgende optie: de geregistreerde krijgt na zijn inschrijving automatisch een confirmatiemail dat hij ingeschreven is. Pas enkele dagen voor het event krijgen de geregistreerden een toegangsticket opgestuurd met hun seatnummer op. Zo kunnen jullie zoveel aanpassen als gewenst en krijgt de geregistreerde niet telkens een nieuw ticket met seatnummer toegestuurd.
ONTHAAL
Check-in:
- Scannen van barcode
- Opzoeken op naam, bedrijf, …
- Zonder badges (enkel registratie van de bezoekers)
- Met vooraf geprinte badges
- Met ter plaatse geprinte badges
- Seatnummer kan op de badge geprint worden. Bezoekers die ter plaatse nog willen wisselen van seat krijgen zeer vlot nieuwe badge met nieuw seatnummer op geprint.
- Wat als een bezoeker niet ingeschreven is en toch komt opdagen? Ter plaatse kunnen we kijken welke seats nog vrij zijn. We checken hen in, wijzen hen een seatnummer toe en printen een gepersonaliseerde badge.
RAPPORTERING
Tijdens het onthaal:
- Hoeveel personen al binnen? Hoeveel komen er nog?
- Is persoon x al aangekomen?
- Hoeveel seats zijn er nog vrij?
- Wie zit op welke seat? Wie zit naast welke persoon?
Na het onthaal:
- Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd
- Overzicht van elke gebeurtenis (ingecheckt, uitgecheckt, welke seat, …)