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Afin de tout régler dans les moindres détails pour un Family Day, il est pratique de savoir à l’avance combien de visiteurs on peut attendre, et encore plus important de connaître la répartition entre adultes (membres du personnel et leurs conjoints), enfants, activités,… Il est possible de laisser les gens composer eux-mêmes leur programme, de fermer certaines animations une fois que le nombre maximum de participants est atteint, etc.
MAILINGS
- "À vos agendas" pour déja noter la date dans l'agenda
- Invitation à l'événement (éventuellement avec un code d'accès personnel)
- Rappel aux personnes qui ne sont pas encore inscrites
- E-mail contenant des info pratiques quelques jours avant l'événement
- Email de remerciement après l'événement
- SMS - Reminder un jour avant l'événement
SITE WEB D'ENREGISTREMENT pour receuiller tout les informations:
Collectionnez des informations supplémentaires:
- Quel employé?
- Le partenaire vient aussi?
- Combien d’enfants ? L’âge des enfants?
- Collectionnez des informations de la restauration, l’animation, etc.
- Participation à quelle activité ? Il reste encore des places ?
FORMULAIRE D'ENREGISTREMENT:
1 formulaire par participant:
- À utiliser lorsque chaque membre de la famille peut choisir un programme différent
1 formulaire pour toute la famille:
- À utiliser lorsqu’ il y a 1 programme pour toute la famille
- À utiliser lorsqu’ il n’y a pas de programme
Spécifiez les informations pratiques nécessaires
- Le programme
- Les activités differents
- Foto's après l'evenement
E-MAIL DE CONFIRMATION
- l’inscription, on reçoit automatiquement un e-mail de confirmation. Le visiteur peut ainsi facilement confirmer sa participation et dispose directement de toutes les informations pratiques.
- Un lien est ajouté dans la confirmation pour modifier l'inscription ou l'annuler.
- L’utilisation d’un code-barres dans l’e-mail de confirmation permet un accueil encore plus fluide.
- Un ticket de Passbook est également ajouté pour sauvegarder le code-barre sur votre portable.
L'ACCUEIL
- à l'accueil, le check-in est fait par soit scanner les codes-barrres, soit rechercher en fonction du nom ou de la société
- Sans badges (seulement l’enregistrement des visiteurs)
- Badges imprimés d’avance
- Badges imprimés sur place
RAPPORT
Pendant l’accueil
- Combien de personnes sont déjà arrivées ? Combien de personnes arrivent encore?
- Combien de personnes arrivent par quart d’heure?
- Est-ce que personne X est déjà arrivée?
Après l’accueil
- Liste détaillée de participants, d’absents et de personnes extras ajoutées sur place
- Aperçu de chaque occasion (check-in, check-out, quel séminaire, …)
