download
twitter
actie

Eventregistratie voor een Family day




Om alles tot in de puntjes te kunnen regelen voor een family day is het handig om op voorhand te weten hoeveel bezoekers je mag verwachten en nog belangrijker is de opsplitsing naar volwassenen (personeelsleden en partner), kinderen, activiteiten, … Je kan bezoekers zelf hun programma laten samenstellen, je kan bepaalde activiteiten afsluiten indien het maximum aantal deelnemers bereikt is, enz.

 

MAILINGSfam4

  • Aan de hand van een aangeleverde Excel lijst wordt de mail op een vlotte manier doorgestuurd (Save-the-date, uitnodiging, reminder, praktische info & tickets, bedankingsmail, sms,...)
  • Lay-out en de inhoud in samenspraak met de klant
  • De mailing wordt gepersonaliseerd naar de genodigden uitgestuurd 
  • Volg permanent per contact de status van de verzonden e-mails  (verzonden, mislukt, gelezen, click-through informatie, welke bounces, ...) 



    fam1fam2fam3
     

REGISTRATIEWEBSITE

Registratieformulier

  • Verzamel extra informatie:
    Welk personeelslid? Komt partner mee? Hoeveel kinderen en welke leeftijd? Deelname aan welke activiteit? Hoeveel plaatsen zijn er nog vrij? Verzamel extra info voor catering, animatie, enz.
    fam5
  • 1 formulier per deelnemer: 
    Te gebruiken indien elk gezinslid een ander programma kan kiezen
  • 1 formulier voor het hele gezin:
    Te gebruiken indien er 1 programma is voor het hele gezin
    Te gebruiken indien er geen programma is
     

 Pdf-ticket / Confirmatiemail

  • 1 confirmatiemail per gezin
  • PDF in confirmatiemail met ticket per gezinslid

 

ONTHAAL

  • Scannen van barcode
  • Opzoeken op naam, bedrijf, …
  • Zonder badges (enkel registratie van de bezoekers)
  • Met vooraf geprinte badges
  • Met ter plaatse geprinte badges
  • Zijn er strikte veiligheidsvoorwaarden? Er kunnen meerdere scanpunten voorzien worden zodat er permanent een overzicht
    is van wie aangekomen is, wie op bedrijfsbezoek gegaan is en wie terug in de veilige zone is.          

 

fam6

RAPPORTERING

Tijdens het onthaal:

  • Hoeveel personen al binnen? Hoeveel komen er nog?
  • Hoeveel komen er per kwartier binnen?
  • Is persoon x al aangekomen?
     

Na het onthaal:

  • Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd
  • Overzicht van elke gebeurtenis (ingecheckt, uitgecheckt, welke workshop, …)


 


 

 
 
 
   

 

16/02/2018