De eindejaarsperiode komt stilaan weer in zicht. Dit betekent voor de meeste mensen een periode van ontspanning, gezellig samenzijn en genieten van de geplande feestjes en recepties. Het ideale moment dus om ook met collega's en/of klanten met een glaasje bubbels te klinken op het nieuwe jaar. Ook voor de organisator kan de voorbereiding van een nieuwjaarsreceptie op een zorgeloze manier verlopen. Dankzij onze oplossingen voor bezoekersregistratie en onthaal kan u vaarwel zeggen aan het manueel bijhouden van gastenlijsten en hoeft u niet eindeloos e-mails omtrent inschrijvingen te beantwoorden, waardoor andere taken worden uitgesteld. Dankzij een accuraat overzicht van het aantal registraties kan u ook heel exact catering en eventuele partyfavors regelen.
|
1. Gebruik MAILINGS om informatie aan te kondigen:
- Save the date om datum alvast in de agenda te noteren
- Uitnodiging voor het event met eventueel persoonlijke toegangscode en link naar de registratiewebsite
- Reminder naar zij die nog niet ingeschreven zijn
- Mail met praktische info & tickets een aantal dagen voor het event
- Bedankingsmail na het event met link naar foto’s
- SMS - Reminder een dag voor het event
Klik hier voor meer info over mailings.
|
|
|
|
2. Gebruik een REGISTRATIEWEBSITE om alle gegevens te verzamelen:
|
- Wie komt er? Wie komt er niet?
- Brengen ze hun partner mee?
- Moet er rekening gehouden worden met voedselallergieën of wensen?
Geef via de registratiewebsite alle nodige informatie aan de bezoeker:
- Praktische informatie (locatie, aanvang festiviteiten, programma, parkeergelegenheid,..)
Behoud permanent een overzicht van het aantal bevestigde aanwezigen.
Bovendien kan je, indien er gewerkt wordt met unieke codes, een overzicht opvragen van wie nog geen feedback heeft gegeven.
Klik hier voor meer info over registratiewebsites
|
|
|
|
3. Bezoeker ontvangt automatisch een CONFIRMATIEMAIL:
- Nadat men zich geregistreerd heeft, ontvangt men automatisch een confirmatiemail. Hierdoor kan de bezoeker op een eenvoudige manier zijn deelname bevestigen en beschikt hij direct over alle praktische informatie.
- Door gebruik te maken van een barcode in de confirmatiemail of gepersonaliseerd E-Ticket zal het onthaal nog vlotter verlopen.
- Aan de confirmatiemail wordt een passbook-ticket
toegevoegd zodat dit vlot vanop smartphone kan gelezen worden.
|
|
 |
|
4. Het ONTHAAL op het event:
|
|
- Aan het onthaal kan de bezoeker ingecheckt worden door het scannen van een barcode of het zoeken op naam, bedrijf, enz.
- Het onthaal kan gebeuren met vooraf geprinte badges, ter plaatse geprinte badges of zonder badges.
Klik hier voor meer info over de soorten badges
|
|
|
|
5. RAPPORTERING:
- Tijdens het onthaal heb je een permanent overzicht van hoeveel personen reeds aanwezig zijn en hoeveel er nog moeten komen. Je kan onmiddellijk nagaan of persoon x reeds ingecheckt is.
- Na het onthaal ontvang je een gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd. Daarnaast krijg je een overzicht van elke gebeurtenis (wanneer ingecheckt, wanneer uitgecheckt, welke workshop, enz.).
|
