Eventregistratie voor een Opening

Elke opening of inhuldiging is een heugelijke gebeurtenis. Een periode van hard werk, planning en organisatie loopt op zijn einde en dat wordt met de gepaste festiviteiten in de bloemetjes gezet. Om een duidelijk overzicht te hebben van wie effectief aanwezig zal zijn, kan je de genodigden (al dan niet met partner) laten registreren op de registratiewebsite die gemaakt wordt in de look & feel van het event.

MAILING

• Save the date om de datum alvast in de agenda te noteren
• Uitnodiging voor het event (met link naar de registratiewebsite)
• Reminder naar zij die nog niet ingeschreven zijn
• Mail met praktische info & tickets een aantal dagen voor het event
• Bedankingsmail na het event met link naar foto’s
• SMS-reminder dag voor het event
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
   

REGISTRATIEWEBSITE

Registratieformulier:

• Wie komt er?
• Komt partner mee?
• Nemen ze deel aan de rondleiding?
• Om welk uur nemen ze de rondleiding?
• Wensen ze gebruik te maken van de shuttlebus?
   

Beveiligde toegang via persoonlijke code:

• In de uitnodiging die verstuurd wordt naar de genodigden staat een persoonlijke toegangscode vermeld waarmee zij kunnen inloggen op de registratiewebsite. Een code kan slechts 1 keer gebruikt worden.
   

Pdf-ticket / Confirmatiemail:

• Gepersonaliseerd e-ticket met barcode/QR-code
• Mogelijkheid om hun eigen registratie aan te passen/te annuleren
• Passbook ticket

ONTHAAL

Check-in:

• Scannen van barcode
• Opzoeken op naam, bedrijf, …
• Zonder badges (enkel registratie van de bezoekers)
• Met vooraf geprinte badges
• Met ter plaatse geprinte badges
   

Geef je het personeel bij het verlaten van het feest een waardevol gadget mee?
Laat hen digitaal hun handtekening plaatsen na ontvangst van het cadeau.

RAPPORTERING

Tijdens het onthaal:

• Hoeveel personen al binnen? Hoeveel komen er nog?
• Hoeveel komen er per kwartier binnen?
• Is persoon x al aangekomen?

Na het onthaal:

• Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd
• Overzicht van elke gebeurtenis (ingecheckt, uitgecheckt, welke workshop, …)