Eventregistratie voor een beurs

In aanloop naar een beurs is de communicatie van groot belang. Twee doelgroepen zijn hierbij belangrijk: bezoekers en exposanten. Bezorg exposanten de juiste informatie over de bezoekers, de prijzen van de standen en de sponsorpakketten. Zorg dat het juiste bezoekerspubliek geïnformeerd is over de beurs. Zij zullen pas tijd vrij maken als ze de juiste informatie kunnen bekomen via workshops, seminaries en exposanten.

MAILING

• Type mailings: save-the-date, uitnodiging, confirmatiemail, reminder, bedanking
• Om het onthaal te versnellen kan een barcode/QR-code voorzien worden
• Iemand kan persoonlijk worden aangesproken
• Persoonlijke informatie kan automatisch ingevuld worden op het formulier

REGISTRATIEWEBSITE

Verzamel alle informatie via het formulier:

• Wie komt er?
• Naar welke sessies/workshops?
• Laat bezoekers zelf hun programma samenstellen
• Beperk het aantal deelnemers van bepaalde sessies
• Automatisch afsluiten indien volzet
• Betaling/factuur

Geef via de registratiewebsite alle nodige informatie aan de bezoeker:

• Het programma
• De verschillende workshops
• Uitleg en foto’s van de sprekers
• …

ONTHAAL

Check-in:

• Scannen van barcode
• Opzoeken op naam, bedrijf, …
• Zonder badges (enkel registratie van de bezoekers)
• Met vooraf geprinte badges
• Met ter plaatse geprinte badges

• Het persoonlijk programma kan op de badge geprint worden
• Persoonlijke barcode/QR-code kan op de badge geprint worden voor verdere opvolging tijdens event.
• Op beurzen wordt vaak gebruik gemaakt van PVC badges voor exposanten en van thermische klevers voor bezoekers. Deze klevers kunnen ook gekleefd worden op een vooraf gedrukte butterfly badge of vooraf gedrukte kaart.
  
  

TOEGANGSCONTROLE WORKSHOPS

• Scan barcode op badge
• Als de persoon toegang heeft tot deze workshop komt er een groene balk op het scherm, anders wordt deze rood
• Er wordt automatisch ook genoteerd wie aan welke workshop deelgenomen heeft
   

BEZOEKERSINFORMATIE VERZAMELEN

Wat?

• Wie heeft welke workshops gevolgd?
• Wie is naar welke presentatie geweest?
• Wat zijn de contactgegevens van de bezoeker?
• Hoe lang is de bezoeker gebleven?

Voordelen?

• Meet het succes van de workshops door te weten wie er aanwezig was
• Verstuur het PowerPoint bestand naar de mensen die de presentatie gevolgd hebben
• Na het event kan men aan de slag met de extra informatie die men bekomen heeft van de bezoekers
• Stuur het attest van trainingscredits enkel naar de mensen die voldoende uren aanwezig waren op de training

 
Hoe?

• De hostess kan met een kleine scanner de barcode op de badge van de bezoeker scannen
• Lees de eID van de bezoeker om contactgegevens te bekomen
• Verzamel informatie via een kiosk: stem voor het meest innovatieve product op de beurs, maak interesse kenbaar voor bepaalde producten/diensten, enz.

RAPPORTERING

Tijdens het onthaal:

• Hoeveel personen al binnen? Hoeveel komen er nog?
• Hoeveel komen er per kwartier binnen?
• Is persoon x al aangekomen?

Na het onthaal:

• Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd
• Overzicht van elke gebeurtenis (ingecheckt, uitgecheckt, …)