download
twitter
actie

Evenementregistratie en bezoekersonthaal zonder zorgen


We dragen zorg voor je bezoekers

 via uitnodigingen versturen, registratiewebsites, check-in bij het onthaal, printen van badges en opvolging van de bezoekers tijdens het event.

 

 
 
 

Onthaal met live badging

 

Onthaal met eventcheckin app

 

Preprint van badges

 

Bezoekersregistratie bij beurzen

 

Bezoekersregistratie bij congressen

 
 

Bezoekerstracking

 
 
   

 

 

Wij bouwen uw bezoekersregistratie website op maat!

  • Registratiewebsite, uitnodigingen, confirmatiemails, reminders
  • Via registratiebeheer permanent zicht op de status van de inschrijvingen
  • Alle informatie te exporteren voor verdere opvolging
  • Automatisch afsluiten van volgeboekte workshops, activiteiten,
  • Elektronisch betalen
  • Specifieke oplossingen voor de noden van congres, beurs, familiedag, klantenevent,...
     

Lees meer

 

 

Voor een vlot en professioneel onthaal!

  • Check-in via scannen of opzoeken
  • Badges vooraf of ter plaatse printen
  • Ook tablet oplossing als vervanger van de papieren gastenlijst
  • Voor evenementen van 100 tot 25000 bezoekers
  • Permanent overzicht van aantal bezoekers

www.eventcheckinapp.be


Lees meer

 

 

Extra mogelijkheden

  • Bezoekersinformatie: wie is naar welke workshop of presentatie geweest?
  • Toegangscontrole: wie heeft toegang tot welke locatie?
  • Leads verzamelen: wie is er naar mijn beursstand geweest en is in wat geïnteresseerd?
  • Handtekeningen bijhouden voor trainingspunten, toestemming of KMO portefeuille
  • Versturen van e-brochures en SMS berichten naar bezoekers
  • Badges met RFID



Lees meer

 

 

Tafelbeheer

Organiseer je een event waarbij bedrijven de kans hebben om een tafel te kopen of sponsors recht hebben op een tafel? Ben je op zoek naar een manier om het uitnodigings- en registratieproces professioneel en efficiënt te laten verlopen?

Lees meer

Organiseer je een event waarbij bedrijven de kans hebben om een tafel te kopen of waarbij sponsors recht hebben op een tafel? Ben je op zoek naar een manier om het uitnodigings- en registratieproces professioneel en efficiënt te laten verlopen? Dan zal deze oplossing je zeker interesseren.


REGISTREREN

  • Verstuur een uitnodiging naar de tafelbeheerder met link naar de website & de logincode. Hier kan men zich registreren en de tafel aankopen.
  • Nadat de betaling is doorgevoerd, ontvangt men een confirmatiemail. Achteraf ontvangt de tafelbeheerder de link naar de website en zijn login gegevens. Hierdoor kan men zelf uitnodigingen versturen en de registraties zelf beheren. (Wanneer tafelbeheerders op voorhand reeds gekend zijn, kunnen we hen een digitale uitnodiging sturen met de link naar de website en zijn login gegevens. )
  • De tafelbeheerder kan zich aanmelden op de website.tafelbeheer3
  • Nadat men zich aangemeld heeft, krijgt men bv. 10 uitnodigingscodes (afhankelijk van hoeveel personen er uitgenodigd mogen worden). Met elke uitnodigingscode kan er 1 persoon uitgenodigd worden volgens een gemaakt template.
  • Manueel genodigden toevoegen: Vul de nodige gegevens in van de persoon die een uitnodiging mag krijgen. Vervolgens wordt de elektronische uitnodiging verzonden.
  • De tafelbeheerder kan op elk moment de registraties gaan raadplegen, aanpassen en deactiveren.
  • De genodigde ontvangt zijn gepersonaliseerde uitnodiging en kan zich inschrijven met zijn unieke code.
  • De genodigde registreert zich voor jouw event en ontvangt een bevestiging (met e-ticket) per mail.

     

tafelbeheer1       tafelbeheer2

 

tafelbeheer5

ONTHAAL

Checkin door:

  • scanning code of opzoeken op naam
  • Met of zonder (al dan niet vooraf of ter plaatste geprinte) badges
  • Print tafelnummer op de badge
  • Geef je de bezoekers bij het verlaten van het feest een waardevol gadget mee? Laat hen digitaal hun handtekening plaatsen na ontvangst van het cadeau.


 

 

 

RAPPORTAGE

Tijdens het onthaal:

  • Hoeveel personen al binnen? Hoeveel komen er nog?
  • Hoeveel plaatsen zijn er nog vrij aan welke tafel?
  • Hoeveel komen er per kwartier binnen?
  • Is persoon x al aangekomen?


Na het onthaal:

  • Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd
  • Overzicht van elke gebeurtenis (ingecheckt, uitgecheckt, welke workshop, …)


SAMENVATTING

  • Tafels kunnen aangekocht worden via beveiligd betalingssysteem
  • Laat persoon zelf kiezen hoeveel tafels en plaatsen men aankoopt
  • Leg het aantal plaatsen/tafels vast per sponsor/tafelbeheerder
  • Laat de tafelbeheerders zelf kiezen wie ze uitnodigen
  • De ene sponsor mag meer mensen uitnodigingen als andere sponsor
  • Tafelnummer kan op badge geprint worden aan onthaal

 

tafelbeheer4

 

 

 
 
 
   

 

Eventregistratie met seating

Organiseer je een event waarbij je de aanwezige bezoekers op vast toegekende seats wil laten plaatsnemen? Via deze seating oplossing kan je op een professionele en gebruiksvriendelijke manier de gastenlijsten en de seating bijhouden. Zo vermijd je niet alleen eindeloos gepuzzel met papieren seatingcharts, maar voorkom je ook ongewenste chaos op het event.

Lees meer

Organiseer je een event waarbij je de aanwezige bezoekers op vast toegekende seats wil laten plaatsnemen? Via deze seating oplossing kan je op een professionele en gebruiksvriendelijke manier de gastenlijsten en de seating bijhouden. Zo vermijd je niet alleen eindeloos gepuzzel met papieren seatingcharts, maar voorkom je ook ongewenste chaos op het event.

REGISTRATIEWEBSITEseating4

  • Verschillende mailings kunnen uitgestuurd worden naar de bezoekers (save-the-date, uitnodigingsmail, reminder, praktische mail met info, confirmatiemail, bedankingsmail,...
  • De bezoeker kiest zelf zijn plaatsen
  • Seats worden automatisch toegekend bij de registratie
  • Seats kunnen na toekenning aangepast worden
  • Indeling in verschillende zones met vooraf vastgelegde maxima

=> Je hebt permanent een overzicht van het aantal geregistreerden en het aantal vrije seats. Je kan seats zelf gaan aanpassen zodat bv. een belangrijk persoon toch op de eerste rij kan zitten.

Tip! Wanneer jullie als eventorganisatoren tussendoor nog seats willen aanpassen, kiezen jullie best voor de volgende optie: de geregistreerde krijgt na zijn inschrijving automatisch een confirmatiemail dat hij ingeschreven is. Pas enkele dagen voor het event krijgen de geregistreerden een toegangsticket opgestuurd met hun seatnummer op. Zo kunnen jullie zoveel aanpassen als gewenst en krijgt de geregistreerde niet telkens een nieuw ticket met seatnummer toegestuurd.

 

ONTHAAL

Check-in:

  • seating5Scannen van barcode
  • Opzoeken op naam, bedrijf, …
  • Zonder badges (enkel registratie van de bezoekers)
  • Met vooraf geprinte badges
  • Met ter plaatse geprinte badges
     
  • Seatnummer kan op de badge geprint worden. Bezoekers die ter plaatse nog willen wisselen van seat krijgen zeer vlot nieuwe badge met nieuw seatnummer op geprint.
  • Wat als een bezoeker niet ingeschreven is en toch komt opdagen? Ter plaatse kunnen we kijken welke seats nog vrij zijn. We checken hen in, wijzen hen een seatnummer toe en printen een gepersonaliseerde badge.




RAPPORTERING

Tijdens het onthaal:seating7

  • Hoeveel personen al binnen? Hoeveel komen er nog?
  • Is persoon x al aangekomen?
  • Hoeveel seats zijn er nog vrij?
  • Wie zit op welke seat? Wie zit naast welke persoon?


Na het onthaal:

  • Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd
  • Overzicht van elke gebeurtenis (ingecheckt, uitgecheckt, welke seat, …)

 

Digitaal handtekenen

U organiseert een event waar uw gasten bij aankomst of vertrek hun handtekening moeten achterlaten? U wil alle bijkomende administratieve rompslomp hiervoor tot minimum beperken? U wenst geen extra lange wachtrijen omdat gezocht moet worden op papieren lijsten om de juiste naam te vinden of het risico lopen dat papieren verloren gaan in de drukte?

Lees meer

Je organiseert een event waar jouw gasten bij aankomst of vertrek hun handtekening moeten achterlaten?
Je wilt alle bijkomende administratieve rompslomp hiervoor tot een minimum beperken?
Je wilt lange wachtrijen vermijden?


Via onze Signature oplossing kunnen wij jouw bezoekers bij het in- of uitchecken digitaal laten tekenen.


Geen discussies meer over:signature1

  • het ontvangen van waardevolle geschenken
  • de effectieve deelname aan seminaries of workshops voor KMO portefeuilles
  • het ontvangen van bepaalde attesten of bepaalde aansprakelijkheid tijdens een event
  • ...

 

 

Na het event ontvang je de volledige rapportage met alle handtekeningen, zodat je met de correcte gegevens het verdere verloop van het project kan opvolgen.


signature-onthaal          signatures_voorbeeldrapportage



 

 

 
 
 

Wens je onze nieuwsbrief te ontvangen?
Schrijf je dan hieronder in.








Wens je onze E-book te ontvangen?
Geef je gegevens hieronder in.










Typ de volgende code hieronder: Z2R2
code